Bienvenue sur Smash !
Laissez vous guider par ce document pour découvrir comment utiliser Smash : envoi de fichiers, réception de fichiers, connexion, etc.
Comment envoyer des fichiers volumineux ?
Cliquez sur le logo central pour sélectionner les fichiers que vous souhaitez envoyer. Vous pouvez également faire un simple glisser/déposer des fichiers que vous souhaitez envoyer.
Choisissez la manière dont vous souhaitez envoyer vos fichiers. Soit par la fonctionnalité « E-mail », soit par la fonctionnalité « Lien ».
Cliquer sur "envoyer" ou "générer un lien"
Quelle différence entre le mode "email" et le mode "lien" ?
Mode email : vous indiquez votre adresse email en tant qu'expéditeur et celui du destinataire. Tous deux recevez un email lorsque le transfert est envoyé.
Mode lien : un lien est généré automatiquement à partir de vos fichiers. Le lien du transfert vous est envoyé par e-mail. C’est à vous de transmettre le lien du transfert à votre destinataire, de la façon qui vous convient : SMS, réseaux sociaux… Vous pouvez personnaliser le nom comme vous le souhaitez.
Quelques tips à noter :
mode email - champ "nom de l'expéditeur" : Saisissez un nom d’expéditeur afin que vos destinataires puissent facilement vous identifier, via l’e-mail automatique qui est envoyé par Smash. Ce champ est optionnel.
mode lien - cocher la case "exiger un email pour télécharger les fichiers" afin de pouvoir identifier l’adresse email du destinataire qui télécharge vos fichiers.
Comment paramétrer votre transfert ?
Cliquez sur la « roue » paramètres en bas à gauche de l'interface d'envoi, pour accéder aux paramètres à choisir pour votre transfert. Accessible pour les envois par « E-mail » et par « Lien ».
Terminez le choix des paramètres en cliquant sur OK pour enregistrer.
Les paramètres disponibles sont :
Délai de validité : le nombre de jours qui s’affiche est la durée par défaut, vous pouvez la modifier et la configurer jusqu’à 30 jours maximum. Votre transfert expire à la fin du délai et votre destinataire ne peut plus y accéder.
Protection par mot de passe : protégez votre transfert par un mot de passe. Votre destinataire devra l’indiquer afin d’accéder au téléchargement des fichiers. Notez le mot de passe et communiquez-le au destinataire par e-mail. Smash ne transmet pas automatiquement le mot de passe au destinataire.
Être notifié à chaque téléchargement : activez ou désactivez la notification à chaque téléchargement. Un e-mail vous est envoyé pour vous avertir qu’un téléchargement a été effectué sur votre transfert.
Afficher un aperçu des fichiers : activez ou désactivez la prévisualisation. La prévisualisation permet au destinataire d’avoir une vision d’ensemble des fichiers du transfert avant téléchargement.
Comment supprimer un transfert ?
Depuis votre compte, aller sur l'onglet "Transferts envoyés"
Cliquer sur les "..." > "Voir le détail du transfert"
Cliquer sur le bouton "supprimer le transfert" puis confirmer la suppression
Comment recevoir des fichiers ?
La fonctionnalité de réception de fichiers est utile lorsque vous avez besoin de permettre à des clients/partenaires/prestataires de vous envoyer des fichiers, sans compte ni aucune contrainte de leur côté.
Cliquer sur le "mode réception" en haut à droite de votre URL personnalisée de Smash
Cliquer sur le bouton central afin qu’un lien de dépôt soit généré en quelques secondes
À vous de partager ce lien aux personnes qui ont besoin de vous envoyer des fichiers, en le copiant.
Votre contact qui disposera du lien de dépôt n'a pas besoin de compte, ni de votre adresse email. Il doit simplement indiquer son adresse email, afin que vous puissiez identifier qui vous a envoyé des fichiers.
Lorsque l'envoi est effectué, vous recevez un email qui vous en notifie.
Un lien de dépôt peut être valable pour une durée illimitée et vous permettre de recevoir un nombre de transferts illimité, selon les paramètres choisis par l’administrateur du compte Smash.
Comment se connecter à mon compte ?
Il existe deux façons de se connecter à votre compte : par identifiant & mot de passe ou par SSO.
Connexion par mot de passe
Après avoir été ajouté par l’administrateur, vous recevez un e-mail d’activation.
Accepter l’invitation pour pouvoir configurer un mot de passe.
Choisir votre mot de passe afin de valider la création de votre compte, puis cliquez sur « Créer un compte ».
Si votre administrateur a configuré l’authentification multifacteur (MFA), vous devrez vous connecter en choisissant l’une des 2 méthodes suivantes :
- méthode par email : un code vous est envoyé à l’adresse email associée à votre compte Smash. Le code est valable 15 minutes. Une fois le code entré, l’authentification est configurée
- méthode par application mobile : veillez à avoir installé une application telle que Google Authenticator ou Microsoft Authenticator. Scannez le QR code qui apparaît sur votre écran avec l’application mobile.
Ensuite, vous aurez accès aux différentes fonctionnalités de votre compte : transferts envoyés, transferts supprimés.
Note :
Si vous ne recevez pas l'email d'invitation, veuillez vérifier vos spams. Si le problème persiste, vous pouvez demander à l'administrateur du compte de cliquer sur "renvoyer" l'invitation.
Si l'interface tourne en boucle lors de la configuration d'un mot de passe, le problème est causé par une mauvaise configuration lors de l'ajout en tant que membre. Pour le résoudre, l'administrateur doit supprimer votre profil et le réajouter en sélectionnant le mode d'authentification "standard".
Connexion par SSO
Rendez-vous sur l’URL Smash de votre entreprise.
Vous serez automatiquement redirigé vers le portail du fournisseur d'identité (Azure, Okta, Google, etc) sur lequel vous devrez sélectionner votre identité/compte.
Ou bien, vous devez simplement aller dans le menu Smash > se connecter > indiquer votre adresse email, puis vous serez redirigé.
La connexion sera requise uniquement lors du premier accès (sauf si changement de navigateur ou déconnexion).
Comment retrouver mon mot de passe oublié ?
Ne concerne pas les utilisateurs SSO.
Accéder à la page de connexion à votre compte et cliquer sur « Mot de passe oublié ? »
Entrer l’adresse email utilisée pour votre compte Smash et cliquer sur « Réinitialiser ».
Réinitialiser le mot de passe depuis l’email reçu, en cliquant sur « Reset password »
Vous pouvez vous reconnecter par la suite avec votre nouveau mot de passe.
Note :
Vous ne recevrez pas d’email de réinitialisation du mot de passe s’il ne s’agit pas de la même adresse que celle utilisée sur Smash.
Le lien de réinitialisation est valide 30 minutes. Au-delà, il faudra faire une autre demande.
Comment suivre l’activité d’un transfert ?
Une fois votre transfert envoyé, vous avez la possibilité, grâce à différentes fonctionnalités, de connaître l'activité effectuée sur celui-ci par le ou les destinataires.
Aller dans "Transferts envoyés"
Pour suivre l’activité du transfert, cliquez sur les « … » à droite, sur la ligne du transfert concerné
Cliquez sur « Voir l’activité du transfert »
Vous obtenez une vue d’ensemble de l’activité du transfert, ainsi que le nombre d’ouvertures et de téléchargements effectués par chaque destinataire.
Vous obtenez le détail de l’activité du transfert pour chaque destinataire : l’action effectuée, l’heure, la date.
Note :
Un destinataire non-identifié est un destinataire pour lequel le système de Smash ne peut pas diffuser d’information (adresse e-mail). Cela concerne uniquement les statistiques des transferts effectués par l’option « Lien ».
Pour identifier le destinataire d’un transfert par « lien », vous devez cocher la case « exiger un email avant téléchargement », depuis la page d’envoi de fichiers (voir "Comment envoyer des fichiers").
Dans le cas d’un envoi par « E-mail », l’adresse e-mail du destinataire qui a téléchargé s’affiche automatiquement dans le tableau.