¿Cómo enviar archivos de gran tamaño a través de Microsoft Exchange?
¿Necesitas enviar archivos de gran tamaño a través de la solución de correo electrónico más utilizada por las empresas, Microsoft Exchange? Gracias al servicio de transferencia de archivos Smash, tus archivos se envían sin límites de tamaño, con total seguridad.
Para transferencias aún más sencillas, puedes consultar el plugin Smash para Outlook.
EN ESTA GUÍA, VAS A LEER 4 FORMAS DE ENVIAR ARCHIVOS GRANDES CON MICROSOFT EXCHANGE:
1. Envío de archivos de gran tamaño con el complemento Smash para Outlook
2. Envío de un archivo de gran tamaño con el servicio de transferencia de archivos Smash
3. Envío de un archivo de gran tamaño con el servicio de transferencia de archivos WeTransfer
4. Envío de un archivo de gran tamaño con el servicio de almacenamiento de archivos de Google Drive
Enviar un archivo de gran tamaño por correo electrónico puede resultar complicado, tanto si se trata de un vídeo que compartes con familiares y amigos como de un importante archivo PowerPoint que compartes con tus compañeros de trabajo. Tanto si transfieres un archivo de gran tamaño a través de Outlook en la oficina como si lo envías por Hotmail a deshoras, el reto es el mismo: ¿cómo superar los límites de tamaño de los archivos adjuntos que dificultan compartir cualquier cosa que supere unas decenas de megabytes en un correo electrónico?
Dado que Microsoft Exchange es una de las cuentas de correo electrónico más comunes en el mundo laboral y escolar, en este artículo te explicamos cuatro formas de enviar un archivo de gran tamaño a través de Microsoft Exchange sin tener problemas con tu cliente de correo electrónico o con el departamento de TI de tu empresa.
Cuatro formas de enviar archivos de gran tamaño con Microsoft Exchange
La forma más sencilla de enviar un archivo con una cuenta de correo electrónico de Microsoft Exchange es adjuntarlo al correo electrónico. Con sólo un par de clics, el archivo estará en camino a tu destino y no tendrás que preocuparte de nada más. Pero si tu archivo es demasiado grande para adjuntarlo - y si estás leyendo esto, probablemente lo sea -, aún hay opciones que puedes explorar. Las cuatro que vamos a considerar aquí son:
Envío del archivo con el plugin Smash
Envío del archivo con el servicio de transferencia de archivos Smash
Envío del archivo con el servicio de transferencia de archivos WeTransfer
Envío del archivo con el servicio de almacenamiento de archivos Google Drive
1. Envío de archivos de gran tamaño con el complemento Smash para Outlook
Con el uso del plugin de correo electrónico Smash dirá adiós a las restricciones y limitaciones de tamaño que el administrador de su servidor Microsoft Exchange ha puesto en su cuenta de correo electrónico. Con el plugin Smash puedes enviar cualquier tipo de archivo sin límite de tamaño con un par de clics, ser informado cuando tu destinatario descargue el archivo, y todo mientras reduces tu huella de carbono. Una vez instalado el complemento desde Microsoft Store, enviar un archivo es pan comido:
Hacer clic en el icono Smash para adjuntar tu archivo
Seleccionar o arrastrar y soltar los archivos que deseas enviar
Si lo deseas, configura la transferencia personalizando la URL, el periodo de disponibilidad del archivo, añada protección por contraseña, notificaciones de descarga y ofrezca vistas previas del archivo.
Hacer clic en "OK" y, una vez finalizada la carga, hacer clic en Insertar enlace para añadir la URL a tu correo electrónico.
Necesitarás una cuenta de Microsoft Outlook y otra de Smash para utilizar el complemento, pero la facilidad de uso hace que merezca la pena. El flujo de trabajo es fluido, el enlace personalizado es una forma estupenda de crear imagen de marca y las funciones de seguridad de serie te garantizan que tus datos están seguros de principio a fin. Por último, como los archivos no se almacenan permanentemente en los servidores de los dos extremos del intercambio de correo electrónico, la huella de carbono de la transferencia se reduce significativamente: ¡no sólo es bueno para ti, sino también para el planeta!
2. Envío de un archivo de gran tamaño con el servicio de transferencia de archivos Smash
Si no dispones de una cuenta en Outlook y aún no has suscrito a ella, puedes utilizar el servicio web de Smash para enviar tus archivos de gran tamaño con Microsoft Exchange. Smash es uno de los principales servicios de transferencia de archivos y está especialmente diseñado para enviar archivos de gran tamaño con facilidad. A través de su portal web, basta con un par de clics para enviar un archivo de cualquier tipo y tamaño a cualquier persona, en cualquier lugar. Es lo último en tecnología de transferencia de archivos, y así es como funciona:
Visitar el sitio web de Smash
Hacer clic en el icono del centro de la página y seleccionar tu archivo del escritorio
Introducir tu dirección de correo electrónico y hacer clic en Obtener un enlace
(También puedes personalizar el enlace, proteger el archivo con contraseña y darle un título, si quieres)
Copiar el enlace en tu correo electrónico
A diferencia del complemento de correo electrónico Smash, no necesitas una cuenta Outlook ni siquiera una cuenta Smash para utilizar el portal web y enviar tu archivo de gran tamaño a través del servidor Microsoft Exchange. No hay límites en el tamaño del archivo que envíes y todas las funciones de seguridad - protección por contraseña y cifrado de archivos de extremo a extremo - vienen de serie. También dispondrás de las credenciales verdes que tan valiosas han resultado para los usuarios del complemento de correo electrónico, aunque tendrás que hacer más clics fuera de tu cliente de correo.
3. Envío de un archivo de gran tamaño con el servicio de transferencia de archivos WeTransfer
Smash puede que sea el principal servicio de transferencia de archivos, pero no es el único que existe. Un competidor con una base de usuarios establecida es WeTransfer y su oferta para enviar un archivo grande a través de un servidor Microsoft Exchange es digna de consideración. Al igual que otros servicios de transferencia de archivos, como Smash, la interfaz de usuario es sencilla y fácil de entender. A continuación te explicamos cómo enviar un archivo de gran tamaño con WeTransfer:
Ir al sitio web de WeTransfer
Hacer clic en el icono más para cargar su archivo
Seleccionar Obtener un enlace en el menú de tres puntos situado en la parte inferior izquierda del formulario web.
Cuando la carga esté completa, copia el enlace en tu correo electrónico
Es fácil de usar, pero está lejos de ser nuestro servicio preferido de transferencia de archivos. El mayor inconveniente, quizá, es que necesitas una cuenta de pago para enviar archivos de más de 2 GB. Con precios a partir de 12 euros al mes o 120 euros al año incluso para el nivel de pago más bajo, puede ser mucho dinero sólo para enviar un único archivo a un colega o amigo. Incluso si tu archivo es inferior a 2 GB, la cuenta gratuita no ofrece transferencias protegidas por contraseña y todas las transferencias caducan al cabo de un par de días, a menos que pagues más. Aunque no se trata de almacenar el archivo para siempre en un servidor (lo que es bueno para el planeta), el coste de la operación puede resultar excesivo para muchos.
4. Envío de un archivo de gran tamaño con el servicio de almacenamiento de archivos de Google Drive
Smash y WeTransfer están diseñados para compartir archivos de gran tamaño con otras personas, pero eso no significa que sean las únicas opciones para hacer llegar ese archivo a donde tiene que ir. De hecho, todos los servicios de almacenamiento de archivos grandes como Google Drive, Apple iCloud, Microsoft One Drive, e incluso Dropbox hacen que compartir archivos almacenados en sus nubes sea fácil. Google Drive, uno de los líderes en el mercado de almacenamiento de archivos para empresas y universidades, es un buen ejemplo de cómo enviar un archivo rápidamente con un servicio de almacenamiento de archivos:
Abrir Google Drive en una ventana del navegador
Subir tu archivo a Google Drive
Hacer clic con el botón derecho en el archivo y seleccionar Compartir
Establecer el acceso al archivo (Restringido, Organización o Cualquiera con el enlace)
Hacer clic en Copiar enlace para copiar la URL compartida en su mensaje de correo electrónico
Por otro lado, utilizar un servicio como Google Drive para enviar un archivo de gran tamaño a través de un mensaje de Microsoft Exchange es relativamente sencillo. Aunque necesitarás una cuenta de Google Drive para aprovechar la función de compartir, incluso las cuentas gratuitas vienen con 15 GB de espacio, por lo que, siempre que tu archivo no supere el límite, puede ser una buena opción. Echarás de menos la protección por contraseña que viene de serie en Smash y en los planes con almohadilla de WeTransfer, y tendrás que tener cuidado con tus opciones de acceso para evitar compartir más de la cuenta. Por último, cabe destacar que, dado que Google Drive es un servicio de almacenamiento de archivos, éstos permanecen en cloud hasta que los eliminas. Esto es útil si necesitas mantener el acceso al archivo a largo plazo, pero tiene un precio para ti (pagar por el almacenamiento) y para el planeta (mantener ese archivo en línea durante un tiempo indeterminado).
La mejor forma de enviar un archivo de gran tamaño a través de Microsoft Exchange
Comparando y contrastando los cuatro métodos anteriores, está claro que hay algunos que destacan.
| Smash Outlook Plugin | Smash FTS | WeTransfer FTS | SFS de Google Drive | |
|---|---|---|---|---|
| Seguridad | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ❌ | ✅ ✅ ❌ |
| Coste | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ❌ | ✅ ✅ ❌ |
| Velocidad | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ✅ |
| Facilidad | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ❌ |
| Medio ambiente | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ✅ | ✅ ❌ ❌ |
Si tienes una cuenta en Outlook y otra en Smash, el complemento de correo electrónico Smash es tu mejor opción: ofrece todas las funciones del servicio de transferencia de archivos Smash en la web, pero todo sucede en el cliente de correo electrónico, por lo que no hay que hacer clic para salir a una nueva ventana.
En línea, Smash supera a WeTransfer en seguridad (protección por contraseña de serie, incluso en la versión gratuita) y coste (sin límite de tamaño de archivo, incluso en la versión gratuita, mientras que WeTransfer tiene un límite de 2 GB para los usuarios de pago).
Tanto Smash como WeTransfer, sin embargo, están por delante de Google Drive y otros servicios de almacenamiento de archivos en lo que se refiere a seguridad, facilidad de uso (¿realmente quieres tener que elegir las restricciones de los archivos cada vez que los compartes?) e impacto medioambiental (el coste de carbono de almacenar un archivo indefinidamente en línea se acumula).
Para obtener el plugin Smash para Outlook, dirígete a Microsoft Store - ¡es gratis! Si prefieres el portal web, puedes enviar un archivo de cualquier tamaño y tipo a cualquiera en fromsmash.com.
¿Necesitas enviar archivos grandes a través de Hotmail?
Utiliza Smash, no hay límite de tamaño de archivo, es sencillo, rápido, seguro y gratuito.
Preguntas frecuentes
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Sí. Los estudios han demostrado que enviar un archivo de gran tamaño con un servicio de transferencia de archivos como Smash puede reducir las emisiones de carbono en un 90% en comparación con el envío del mismo archivo por correo electrónico. Cuando se envía un archivo directamente por correo electrónico, éste se copia en la carpeta de correo enviado de un servidor y otra copia se envía en la carpeta de correo del destinatario. Mantener ambas copias de ese archivo disponibles indefinidamente tiene un coste de carbono, que no existe cuando se transfiere un archivo con Smash.
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Buena pregunta, y la respuesta es: ¡no deberías! Smash te permite enviar un archivo de cualquier tamaño y tipo de forma gratuita, a cualquier lugar y a cualquier persona. WeTransfer ofrece prácticamente el mismo servicio, pero sólo para archivos de 2 GB o menos. Si tienes vídeos de alta calidad o una carpeta de imágenes de alta definición de más de 2 GB, WeTransfer te lo enviará siempre que pagues. En Smash, puedes enviarlo gratis: cuando quieras y donde quieras.
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Entre bastidores, todo es igual: obtienes el mismo nivel de seguridad, puedes proteger tus archivos con contraseña, puedes personalizar tus enlaces y puedes hacer un seguimiento de tus descargas. Nunca estarás limitado por el tipo de archivo que envíes ni por su tamaño. Sin embargo, el plugin de correo electrónico Smash requiere una cuenta Outlook y una cuenta Smash ; sin ellas, no podrás aprovechar todas las ventajas del plugin.
