Cómo enviar archivos PDF de gran tamaño por correo electrónico
El correo electrónico y los archivos PDF parecen la pareja perfecta - todo el mundo tiene correo electrónico y todo el mundo puede abrir un PDF - pero enviar archivos grandes por correo electrónico no siempre es fácil.
EN ESTA GUÍA, VAS A LEER LAS 4 OPCIONES PARA ENVIAR UN PDF GRANDE POR EMAIL:
1. Smash
Si trabaja con archivos PDF (Portable Document Format), es probable que ya haya tenido problemas con el tamaño de los archivos. No pasa mucho tiempo antes de que el archivo que creas sea demasiado grande para adjuntarlo a un correo electrónico y aparezca en tu pantalla la temida advertencia "demasiado grande para enviar". Dado que los PDF son una parte importante de muchos flujos de trabajo profesionales y creativos, tiene que haber una solución.
Aquí tienes cuatro formas de enviar un PDF grande por correo electrónico que podrían funcionarte.
1. Smash: El mejor servicio en línea de transferencia de archivos PDF
Un servicio de transferencia de archivos como Smash (la mejor alternativa a WeTransfer) es la primera opción para muchos que tienen que enviar por correo electrónico un archivo PDF de gran tamaño. Unos sencillos pasos
haz clic o toca para seleccionar el PDF en tu dispositivo.
introducir la dirección de correo electrónico del destinatario
haga clic en enviar
su expediente está en camino.
Es fácil, rápido y fiable, y éstas son exactamente las cualidades que buscan los creadores profesionales de PDF cuando tienen que transferir archivos de gran tamaño. Con Smash, no hay límites en el tamaño del archivo PDF que puede enviar. También puede copiar y pegar un enlace para compartir con facilidad, e incluso es respetuoso con el medio ambiente.
Smash potencia las transferencias de PDF por correo electrónico en el escritorio del Mac, en dispositivos iOS y Android, y a través del sitio web Smash . Gracias a su nuevo complemento para Outlookahora puedes incluso enviar por correo electrónico tus archivos de gran tamaño, como archivos PDF, sin salir de Outlook. Como siempre, sin límite de tamaño.
Independientemente de cómo envíe sus archivos PDF con Smash, la experiencia es la misma: fluida, sencilla y rapidísima. Es más, si su empresa depende de la carga y el intercambio de archivos PDF de gran tamaño como parte de los flujos de trabajo diarios, la API Smash ofrece una forma sencilla de integrar el intercambio de archivos en su pila a precios rentables; de hecho, puede empezar a utilizar la API Smash con una prueba gratuita de 14 días, sin necesidad de tarjeta de crédito.
2. Comprimir el archivo PDF
Comprimir el PDF para que sea lo suficientemente pequeño como para adjuntarlo a un correo electrónico es uno de los métodos que Adobe, la empresa responsable del omnipresente formato de archivo PDF (Portable Document Format), recomienda para garantizar que el correo electrónico llegue a su destino. Adobe ofrece incluso una herramienta gratuita de compresión de PDF que puede tomar un archivo PDF grande y reducir su tamaño sin perder calidad. La herramienta te permite elegir entre los niveles de compresión Alto, Medio o Bajo y calcula el tamaño del archivo resultante para que puedas estar seguro de apaciguar a los dioses de Gmail.
¿El inconveniente? Bueno, la herramienta de compresión gratuita tiene un límite de 2 GB, así que si tu archivo PDF ya es más grande, no tienes suerte. Por supuesto, Adobe está encantado de venderle una suscripción a su software Acrobat Pro, que le permitirá ajustar la calidad de las imágenes y comprimir su gran archivo PDF en algo más manejable, pero ¿realmente quiere suscribirse a un software sólo para tener un archivo donde tiene que estar? Si a esto añadimos que muchos archivos PDF comprimidos acaban teniendo una calidad de imagen y texto bastante mediocre, comprimir el archivo no siempre es una buena solución.
3. Suba a su almacenamiento Cloud y comparta un enlace
Otra alternativa que Adobe recomienda es subir el archivo a una solución de almacenamiento cloud y compartir un enlace por correo electrónico. Esto resuelve el problema del "archivo adjunto demasiado grande", ya que sólo estás compartiendo un enlace y también es probable que ya tengas acceso a un servicio de cloud . Google Drive, Microsoft One Drive, Apple iCloud o Dropbox son servicios muy conocidos y subir un archivo PDF grande a cualquiera de ellos y compartir un enlace es pan comido.
Sin embargo, hay un par de problemas. Por ejemplo, el espacio de almacenamiento: casi todos estos servicios tienen límites estrictos en cuanto a la cantidad de datos que puedes almacenar en tu disco cloud y, si alcanzas ese límite, no podrás compartir ese último archivo PDF de gran tamaño. También puedes encontrarte con problemas de velocidad, ya que los proveedores de cloud no dan prioridad a tus transferencias sobre las de los grandes clientes corporativos. Y luego está la cuestión del acceso: el enlace que compartas tiene que ser el adecuado para la persona y el archivo en cuestión. ¿Debes compartir un enlace a un PDF que sólo pueden ver en línea, o quieres que puedan descargar el archivo? ¿Compartirá una carpeta o sólo un archivo individual? Y qué ocurre cuando ya no necesitas el archivo: ¿se elimina automáticamente o se queda en tu disco duro para siempre?
4. Dividir el PDF en partes más pequeñas
Si tu PDF es demasiado grande para enviarlo en un solo correo electrónico, quizá deberías probar a enviarlo en varios correos. Una de las grandes ventajas del formato PDF es que puedes dividir un archivo en partes más pequeñas con unos pocos clics o arrastrando y soltando las páginas seleccionadas. Si su archivo PDF grande puede dividirse rápidamente en tres o cuatro archivos PDF no tan grandes, tal vez pueda enviarlos como adjuntos a correos electrónicos individuales.
Aunque de este modo el archivo PDF de gran tamaño llega a su destino, se añade la complejidad de enviar varios mensajes de correo electrónico. Archivo importante 1 de 4, Archivo importante 2 de 4... esto no le da la cara más profesional a tu trabajo. También puede ocurrir que dividir el archivo sea ideal para documentos de texto sencillos o PDF en los que hay divisiones claras en términos de capítulos o secciones; de hecho, enviar la Sección 1 y la Sección 2 en correos electrónicos separados puede tener mucho sentido. Pero si tu archivo no se divide fácilmente en secciones coherentes o si hay muchas imágenes que te vas a ver obligado a trocear para hacer la división, esto puede estar lejos de ser lo ideal.
Conclusión
¿Cuál es la mejor manera de enviar un archivo PDF grande por correo electrónico? En una palabra: Smash.
Smash es rápido, fiable, sencillo, respetuoso con el medio ambiente y robusto. También es la opción elegida por creativos y profesionales de todo el mundo que necesitan enviar por correo electrónico archivos PDF de gran tamaño al lugar donde se necesitan. Con una interfaz fácil de usar, aplicaciones móviles para Android e iOS, y la APISmash para desarrolladores que necesitan facilitar las transferencias de PDF grandes como parte de sus flujos de trabajo existentes, hay una opción Smash para todos. No hay límites de tamaño de archivo, así que, sea cual sea el tamaño de su archivo PDF, puede transferirlo en segundos con Smash.
¿Necesitas enviar archivos PDF de gran tamaño?
Utiliza Smash, no hay límite de tamaño de archivo, es sencillo, rápido, seguro y gratuito.
