Comment envoyer des fichiers volumineux via Microsoft Exchange ?
Besoin d'envoyer des fichiers volumineux via la solution mail la plus répandue dans les entreprises, Microsoft Exchange ? Grâce au service de transfert de fichiers Smash, vos fichiers sont envoyés sans limite de taille, en toute sécurité. Pour des transferts encore plus simples, vous pouvez jeter un oeil au plugin Smash pour Outlook.
DANS CE GUIDE, VOUS ALLEZ LIRE 4 FAÇONS D'ENVOYER DES FICHIERS VOLUMINEUX AVEC MICROSOFT EXCHANGE :
1. Envoi d'un fichier volumineux avec le plugin Smash
2. Envoi d'un fichier volumineux avec le service de transfert de fichiers Smash
3. Envoi d'un fichier volumineux avec le service de transfert de fichiers WeTransfer
4. Envoi d'un fichier volumineux avec le service de stockage de fichiers de Google Drive
L'envoi d'un fichier volumineux par mail peut s'avérer fastidieux, qu'il s'agisse d'une vidéo que vous partagez avec votre famille et vos amis ou d'un important fichier PowerPoint que vous partagez avec vos collègues de travail. Qu'il s'agisse de transférer un fichier volumineux via Outlook au bureau ou de l' envoyer par Hotmail après les heures de bureau, le défi est le même : comment surmonter les limites de taille des pièces jointes qui rendent difficile le partage de tout ce qui dépasse quelques dizaines de mégaoctets dans un site mail ?
Microsoft Exchange étant l'un des services de messagerie professionnel et scolaire les plus répandus dans le monde, nous vous présentons dans cet article quatre façons d'envoyer un fichier volumineux via Microsoft Exchange sans rencontrer de problèmes avec votre client mail ou le service informatique de votre entreprise.
Quatre façons d'envoyer des fichiers volumineux avec Microsoft Exchange
La façon la plus simple d'envoyer un fichier avec un compte Microsoft Exchange mail est de le joindre à votre mail. En quelques clics, vous pouvez envoyer ce fichier à sa destination, sans avoir à vous préoccuper d'autre chose. Mais si votre fichier est trop volumineux pour être joint - et si vous lisez ceci, c'est probablement le cas - vous pouvez encore explorer d'autres options. Les quatre que nous examinerons ici sont les suivantes :
Envoi du fichier avec le plugin Smash
Envoi du fichier par le service de transfert de fichiers Smash
Envoi du fichier avec le service de transfert de fichiers WeTransfer
Envoi du fichier avec le service de stockage de fichiers Google Drive
1. Envoi d'un fichier volumineux avec le plugin Smash pour Outlook
En utilisant le plugin Smash, vous dites adieu aux contraintes de taille et aux limitations que l'administrateur de votre serveur Microsoft Exchange a imposées à votre compte mail. Avec le plugin Smash, vous pouvez envoyer n'importe quel type de fichier sans limite de taille en quelques clics, être informé lorsque votre destinataire télécharge le fichier, et tout cela en réduisant votre empreinte carbone. Une fois le plugin installé à partir du Microsoft Store, l'envoi d'un fichier est un jeu d'enfant :
Cliquer sur l'icône Smash pour joindre votre fichier
Sélectionner ou glisser-déposer les fichiers que vous souhaitez envoyer
Si vous le souhaitez, vous pouvez configurer le transfert en personnalisant l'URL, la période de disponibilité du fichier, ajouter une protection par mot de passe, des notifications de téléchargement et proposer des aperçus de fichiers.
Cliquer sur OK, puis lorsque le téléchargement est terminé, cliquez sur Insérer un lien pour ajouter l'URL à votre email
Vous aurez besoin d'un compte Microsoft Outlook et d'un compte Smash pour utiliser le plugin, mais sa facilité d'utilisation en vaut la peine. Le flux de travail est fluide, le lien personnalisé est un excellent moyen de renforcer votre image de marque et les fonctions de sécurité standard vous garantissent que vos données sont en sécurité de bout en bout. Enfin, comme les fichiers ne sont pas stockés en permanence sur des serveurs à l'une ou l'autre extrémité de votre échange mail, l'empreinte carbone de votre transfert est considérablement réduite - ce n'est pas seulement bon pour vous, mais aussi pour la planète !
2. Envoi d'un fichier volumineux avec le service de transfert de fichiers Smash
Si vous n'avez pas de compte Outlook et si vous n'avez pas encore ouvert de compte Smash, vous pouvez toujours utiliser le service en ligne de Smash pour envoyer vos fichiers volumineux avec Microsoft Exchange. Smash est l'un des principaux services de transfert de fichiers et a été conçu pour faciliter l'envoi de fichiers volumineux. Grâce à son portail web, il suffit de quelques clics pour envoyer un fichier de n'importe quel type et de n'importe quelle taille à n'importe qui, n'importe où. C'est le nec plus ultra en matière de technologie de transfert de fichiers, et voici comment cela fonctionne :
Aller sur le site web de Smash
Cliquer sur l'icône au centre de la page et sélectionner votre fichier sur votre disque.
Saisir votre adresse mail et cliquer sur Obtenir un lien
(Vous pouvez également personnaliser le lien, protéger le fichier par un mot de passe et lui donner un titre, si vous le souhaitez).
Copier le lien dans votre mail via Microsoft Exchange
Contrairement au plugin Smash pour Outlook, vous n'avez pas besoin d'un compte Outlook ni même d'un compte Smash pour utiliser la version web afin d'envoyer votre fichier volumineux via le serveur Microsoft Exchange. Il n'y a aucune limite à la taille du fichier que vous envoyez et toutes les fonctions de sécurité - protection par mot de passe et cryptage des fichiers de bout en bout - sont fournies en standard. Vous bénéficiez également des avantages écologiques qui se sont avérés si précieux pour les utilisateurs du complément Smash pour Outlook, bien que l'envoi de fichiers se fasse en dehors du client mail Outlook.
3. Envoi d'un fichier volumineux avec le service de transfert de fichiers WeTransfer
Smash est peut-être le principal service de transfert de fichiers, mais il n'est pas le seul. WeTransfer est un concurrent qui dispose d'une base d'utilisateurs bien établie et son offre d'envoi de fichiers volumineux par l'intermédiaire d'un serveur Microsoft Exchange mérite d'être prise en considération. À l'instar d'autres services de transfert de fichiers, dont Smash, l'interface utilisateur est simple et facile à comprendre. Voici comment envoyer un fichier volumineux avec WeTransfer :
Aller sur le site web de WeTransfer
Cliquer sur l'icône plus pour télécharger votre fichier
Sélectionner Obtenir un lien dans le menu à trois points situé en bas à gauche du formulaire web.
Lorsque le téléchargement est terminé, copier le lien dans votre mail
C'est facile à utiliser, mais c'est loin d'être notre service de transfert de fichiers préféré. Le plus gros inconvénient, peut-être, est qu'il vous faut un compte payant pour envoyer un fichier de plus de 2 Go. Avec des tarifs commençant à 12 euros par mois ou 120 euros par an pour le niveau le plus bas, cela peut représenter un investissement important pour envoyer un seul fichier à un collègue ou à un ami. Même si votre fichier est inférieur à 2 Go, le compte gratuit n'offre pas de transferts protégés par mot de passe et tous les transferts expirent au bout de quelques jours seulement, à moins que vous ne payiez. Même s'il ne s'agit pas de stocker votre fichier pour toujours sur un serveur (ce qui est bon pour la planète), le coût de l'opération pourrait s'avérer trop élevé pour beaucoup.
4. Envoi d'un fichier volumineux avec le service de stockage de fichiers de Google Drive
Smash et WeTransfer sont conçus pour partager des fichiers volumineux avec d'autres personnes, mais cela ne signifie pas qu'ils sont les seules options pour acheminer ces fichiers là où ils doivent aller. En effet, tous les services de stockage de fichiers volumineux tels que Google Drive, Apple iCloud, Microsoft One Drive et même Dropbox facilitent le partage des fichiers stockés dans leurs clouds. Google Drive, l'un des leaders du marché du stockage de fichiers pour les entreprises et les universités/collèges, est un bon exemple de la manière dont vous pouvez envoyer un fichier rapidement - voici comment cela fonctionne :
Ouvrir Google Drive dans une fenêtre de navigateur
Télécharger votre fichier sur votre Google Drive
Faire un clic droit sur le fichier et choisir Partager
Définir l'accès au fichier (restreint, organisation, ou toute personne ayant le lien)
Cliquer sur Copier le lien pour copier l'URL de partage dans le message de votre email.
D'un autre côté, il est relativement simple d'utiliser un service comme Google Drive pour envoyer un fichier volumineux par l'intermédiaire d'un message Microsoft Exchange. Bien que vous ayez besoin d'un compte Google Drive pour profiter de la fonction de partage, même les comptes gratuits sont dotés d'un espace de 15 Go, de sorte que, tant que votre fichier ne dépasse pas la limite, il peut s'agir d'une bonne option. Il vous manquera la protection par mot de passe qui est standard sur Smash et sur les forfaits de WeTransfer, et vous devrez faire attention à vos options d'accès pour éviter un partage excessif. Enfin, il convient de noter que Google Drive étant un service de stockage de fichiers, vos fichiers restent sur le site cloud jusqu'à ce que vous les supprimiez. C'est pratique si vous devez conserver l'accès au fichier à long terme, mais cela a un prix pour vous (vous payez pour le stockage) et pour la planète (ce fichier reste en ligne pour une durée indéterminée).
La meilleure façon d'envoyer un fichier volumineux via Microsoft Exchange
En comparant et en opposant les quatre méthodes ci-dessus, il est clair que certaines d'entre elles se distinguent.
| Smash Outlook Plugin | Smash FTS | WeTransfer FTS | Google Drive FSS | |
|---|---|---|---|---|
| Sécurité | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ❌ | ✅ ✅ ❌ |
| Coût | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ❌ | ✅ ✅ ❌ |
| Vitesse | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ✅ |
| Facilité | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ❌ |
| Environnement | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ✅ | ✅ ✅ ✅ | ✅ ❌ ❌ |
Si vous avez un compte Outlook et un compte Smash , le complément Smash est votre meilleur choix : il offre toutes les fonctionnalités du service de transfert de fichiers Smash sur le web, mais tout se passe dans Outlook, de sorte qu'il n'est pas nécessaire de cliquer pour ouvrir une nouvelle fenêtre.
En ligne, Smash a l'avantage sur WeTransfer en matière de sécurité (protection par mot de passe en standard, même pour la version gratuite) et de coût (pas de limite de taille de fichier, même pour la version gratuite, alors que WeTransfer plafonne à 2 Go pour les utilisateurs non payants).
Cependant, Smash et WeTransfer devancent Google Drive et d'autres services de stockage de fichiers en termes de sécurité, de facilité d'utilisation (souhaitez-vous vraiment choisir des restrictions pour vos fichiers à chaque fois que vous les partagez) ?
Pour obtenir le plugin Smash pour Outlook, rendez-vous sur le Microsoft Store - c'est gratuit ! Si vous préférez le portail web, vous pouvez envoyer un fichier de n'importe quelle taille et de n'importe quel type à n'importe qui à l'adresse suivante fromsmash.com.
Besoin d'envoyer des fichiers volumineux via Microsoft Exchange ?
Utilisez Smash, c'est sans limite de taille de fichiers, simple, rapide, sécurisé et gratuit.
Foire aux questions
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Oui ! Des études ont montré que l'envoi d'un fichier volumineux par l'intermédiaire d'un service de transfert de fichiers tel que Smash peut réduire les émissions de carbone de 90 % par rapport à l'envoi du même fichier par email. Lorsque vous envoyez un fichier par mail, le fichier est copié dans votre boîte mail sur un serveur et une autre copie est envoyée sur la boîte de réception du destinataire. Le fait de conserver indéfiniment les deux copies de ce fichier a un coût en carbone, qui n'existe pas lorsqu'un fichier est transféré à l'aide de Smash.
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Bonne question - et la réponse est : vous ne devriez pas ! Smash vous permet d'envoyer gratuitement un fichier de n'importe quelle taille et de n'importe quel type, vers n'importe où et n'importe qui. WeTransfer offre à peu près le même service, mais uniquement pour les fichiers de 2 Go ou moins. Si vous avez des séquences vidéo de haute qualité ou un dossier d'images HD de plus de 2 Go, WeTransfer l'enverra pour vous à condition que vous payiez. Sur Smash, vous pouvez l'envoyer gratuitement : à tout moment, n'importe où.
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En coulisses, tout est identique : vous bénéficiez du même niveau de sécurité, vous pouvez protéger vos fichiers par un mot de passe, vous pouvez personnaliser vos liens et vous pouvez suivre vos téléchargements. Vous n'êtes jamais limité par le type ou la taille du fichier que vous envoyez. Cependant, le plugin Smash nécessite un compte Outlook et un compte Smash ; sans ces deux comptes, vous ne pourrez pas profiter pleinement du plugin.
