Große Dateien per E-Mail versenden
E-Mails können zum Problem werden beim Versuch, große Dateien zu versenden, denn manchmal heißt es: Anhang zu groß. Das Smash Plugin für Outlook könnte da hilfreich sein.
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IN DIESEM LEITFADEN WERDEN SIE 4 OPTIONEN FÜR DEN VERSAND GROSSER DATEIEN PER E-MAIL KENNENLERNEN:
Jeder nutzt E-Mails: Sie sind einfach, schnell und überall verfügbar. Mit modernen E-Mail-Programmen können Sie den Versand von Nachrichten verschieben, E-Mails, die Sie später lesen möchten, in den Schlummermodus versetzen, unerwünschte Absender blockieren und Nachrichten in praktisch unbegrenzten Cloud-Speichern archivieren.
Versuchen Sie jedoch, einen Anhang von bescheidener Größe per E-Mail zu versenden, könnte es Probleme geben. Ganz gleich, ob Sie eine große Videodatei per E-Mail versenden oder einfach nur ein umfangreiches Bürodokument anhängen möchten, jeder E-Mail-Dienst hat Grenzen für die Größe der zulässigen Dateien. Stoßen Sie an diese Grenzen, können Sie auf den Schreibtisch hämmern und nach der Antwort auf die Frage suchen: Wie kann ich eine große Datei per E-Mail versenden?
Was sind die Grenzen für E-Mail-Anhänge?
Ob die 20-MB-Beschränkung von Apple und Microsoft, die etwas großzügigere 25-MB-Beschränkung von Gmail und Proton Mail oder sogar die 50-MB-Beschränkung des europäischen GMX - früher oder später werden Sie Dateien übertragen wollen, die über das hinausgehen, was Ihr E-Mail-Anbieter leisten kann.
Sie möchten zum Beispiel eine große PDF-Datei zur Überprüfung an einen Kollegen oder eine große PowerPoint-Datei zur Genehmigung an einen Kunden senden. Ganz gleich, ob Sie große Dateien über Yahoo! Mail übertragen, große Dateien über Outlook versenden, große Dateien an eine Gmail-Nachricht anhängen oder große Anhänge in Ihrem Thunderbird-Client verwenden, die Herausforderung kann riesig sein.
Doch keine Sorge: Es gibt eine Reihe von Lösungen, mit denen Sie Ihre großen Dateien oder Ordner an Ort und Stelle schicken können; hier unsere vier Favoriten:
Vier einfache Möglichkeiten, eine große Datei oder einen großen Ordner per E-Mail zu versenden
1. Smash: Der kostenlose Online-Dateiübertragungsdienst
Ihr E-Mail-Anbieter sagt bei der großen Datei nein, Smash dagegen immer ja.
Das Versenden einer großen Datei mit Smash dauert wenige Klicks in jedem Webbrowser. Und so funktioniert es:
Gehen Sie zu Smash und wählen Sie die gewünschte Datei aus.
Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein
Passen Sie die Nachricht an (falls gewünscht) und klicken Sie auf Senden.
Die Datei ist auf dem Weg und verfügbar, sobald sie auf einen der weltweit verteilten sicheren Servern von Smash hochgeladen wurde.
Wenn Sie lieber nur einen Link senden, können Sie ihn kopieren, direkt in Ihre eigene Nachricht einfügen und diese ebenfalls versenden.
Mit Smash können Sie den Link so anpassen, dass er für den Empfänger eine Bedeutung hat. Schaffen Sie Vertrauen mit einem Link zum Herunterladen wie beispielsweise BrandMessagingDeck2023, anstatt einem Link zu einer Datei mit einem beliebigen Namen aus zufälligen Zeichen.
Wenn Sie einen Mac oder ein Mobiltelefon nutzen, ist es genauso einfach, die Smash Mac-App oder die speziellen iOS- und Android-Apps zu verwenden. Smash kümmert sich um die Speicherung, das Hoch- und Herunterladen und - da es keine Beschränkungen für die Dateigröße gibt - ist es kinderleicht, eine große Datei per E-Mail zu versenden.
Sie möchten mehr? Eine Studie hat gezeigt, dass der Versand einer großen Datei mit Smash nur 10 % der Kohlendioxidemissionen verursacht, die beim Versand der gleichen Datei als E-Mail-Anhang entstehen. Im Gegensatz zu einem E-Mail-Anhang, der für immer auf einem Server gespeichert wird, werden die Dateien von Smash gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden - also alles rundum umweltfreundlich. Einfach, schnell, robust UND umweltfreundlich? Kein Wunder, dass Hunderttausende von Menschen Smash wählen, um ihre großen Dateien per E-Mail zu übertragen! Übrigens, Sie können auch einen Ordner statt einer Datei auswählen, das funktioniert genauso.
2. Erstellen Sie eine Verknüpfung mit einem Cloud Speicherdienst
Cloud-Speicher wie Google Drive, Dropbox, One Drive und iCloud bieten Nutzern die Möglichkeit, große PDFs, RAW-Kameramaterial, Bilddateien, Ordner und vieles mehr hochzuladen und einen teilbaren Link zu generieren. Fügen Sie diesen Link in eine E-Mail ein und - voila! - Sie haben das 25-MB-Limit umgangen und Ihre Datei ist auf dem Weg. Es geht schnell und ist sicher, aber wo ist der Haken?
Zum einen ist die Geschwindigkeit trügerisch. Das Senden und Lesen über einen Cloud-Speicher ist nur halb so schnell wie das Übertragen einer Datei über Smash. Und ist Ihre Datei zu groß, wird der Speicherplatz auf der Cloud schnell knapp oder Sie müssen viel Geld für mehr Speicherplatz bezahlen. Nehmen wir das beliebte Google Drive: Jeder Nutzer erhält 15 GB kostenlosen Speicherplatz, was weniger als 20 Minuten 4K-Filmmaterial auf einer modernen Canon-Kamera entspricht. Wenn Sie mehr speichern möchten, müssen Sie Ihre Kreditkarte zücken und sich für ein Jahr verpflichten, obwohl Sie vielleicht tatsächlich nur eine große Datei teilen möchten.
3. Komprimieren oder zippen Sie Ihren Anhang
Es gibt nichts Frustrierenderes als eine 26 MB große Datei und ein 25 MB-Limit für E-Mail-Anhänge. Liegen Sie nur knapp über dem Limit, ist das Komprimieren dieser Datei eine schnelle und einfache Möglichkeit, um Ihre E-Mail (und die große Datei im Anhang) auf den Weg zu bringen. Wählen Sie einfach die Datei(en) aus, schieben Sie sie in einer Komprimierungsanwendung und hängen Sie das entsprechende Archiv an Ihre E-Mail an.
Aber eine komprimierte Datei ist nicht immer die beste Wahl. Zum einen lassen sich nicht alle großen Dateien so weit komprimieren, dass sie unter die harte Obergrenze Ihres E-Mail-Anbieters fallen. Zum anderen kann die Komprimierung manchmal die Datei beschädigen, was bedeutet, dass Sie sie nicht mehr wie gewünscht versenden können. Bedenken Sie außerdem, dass mit der Erstellung eines komprimierten Ordners die Originaldateien und die Kopie im ZIP-Ordner gespeichert werden, was wertvollen Speicherplatz kosten kann.
Und natürlich müssen Sie sich darauf verlassen, dass Ihr Empfänger die Datei am anderen Ende entpacken oder dekomprimieren kann, was in einer Welt mit mehreren Betriebssystemen und wechselnden Standards nicht so einfach ist, wie Sie hoffen. Rechnet man die Zeit hinzu, die das Komprimieren und Dekomprimieren einer sehr großen Datei in Anspruch nimmt, wird klar, warum dies bestenfalls eine Notlösung ist.
4. Andere Dateiübertragungsdienste nutzen
Das Versenden großer Dateien über einen Dateitransferdienst wie WeTransfer ist einfach und schnell. Wählen Sie Ihre Datei aus, geben Sie die E-Mail-Details ein und senden Sie den Link zur Datei direkt von der Website aus. Der Dateiübertragungsdienst kümmert sich um den Serverplatz, die Speicherung und generiert die URL, die Sie mit Ihrem Empfänger teilen können.
Die meisten dieser Dienste begrenzen die Größe der Datei, die Sie übertragen können (in der Regel 3 GB für ein kostenloses Konto und einige hundert Gigabyte bei einem kostenpflichtigen Konto - aber denken Sie daran, dass es bei Smash keine Größenbeschränkungen für Dateien gibt!), und sie begrenzen auch die Verfügbarkeit der Datei nach dem Herunterladen. Wenn jemand Ihre E-Mail erhält und sofort herunterlädt? Kein Problem. Sie sind in Urlaub oder verpassen den Link, wenn er ankommt? Dann müssen Sie möglicherweise wieder von vorne anfangen, wenn Ihr ursprünglicher Upload gelöscht wird. Sicher, es ist einfach - aber niemand möchte immer wieder etwas hochladen, nur weil der Speicherplatz des Übertragungsdienstes abgelaufen ist.
Wie teilt man also eine große Datei oder einen großen Ordner per E-Mail?
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Größenbeschränkungen für Anhänge haben Sie dazu veranlasst, nach einer anderen Lösung zu suchen. Warum sollten Sie sich also mit einer Option zufrieden geben, die den Dateien, die Sie versenden möchten, irgendwelche Grenzen setzt? Mit Smash gibt es keine Begrenzung der Dateigröße und alles ist so sicher, effektiv, zuverlässig und einfach, wie Sie es von einem der weltweit führenden Dateiübertragungsdienste erwarten.
Egal, ob Sie aus dem Web, von einer der mobilen Anwendungen, von Ihrem Mac oder über die neue Smash API senden, Smash macht es Ihnen leicht, große Dateien per E-Mail zu versenden, auch wenn jeder E-Mail-Anbieter Ihnen sagt, dass dies nicht möglich ist.
Starten Sie noch heute mit Smash - kostenlos und ohne Größenbeschränkung für Videodateien. Wenn die Übertragung großer Videodateien zu Ihrem täglichen Arbeitsablauf gehört, sollten Sie sich die Smash API und unsere 14-tägige Testversion ansehen, für die keine Kreditkarte erforderlich ist.
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Häufig gestellte Fragen
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Kurz gesagt? Speicherplatz, Speicherkosten und sichere Freigabe. Viele öffentliche Cloud-Dienste setzen harte Grenzen für die Anzahl der zu speichernden Dateien oder für die Größe Ihrer Dateien. Wenn Sie an diese Grenzen stoßen, wird Ihre Übertragung wahrscheinlich scheitern, bis Sie anfangen, für mehr Speicherplatz zu bezahlen. Auch ist der Link, den Sie zu einer großen Datei freigegeben haben, möglicherweise nicht sicher. Wenn Sie Ihre Einstellungen nicht sorgfältig vornehmen, kann jeder, der den Link hat, die Datei herunterladen und Sie können schnell die Kontrolle über vertrauliche Informationen verlieren.
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Sie können es versuchen, aber es gibt mindestens drei Punkte, die Sie beachten müssen. Erstens: Sind Sie sicher, dass die Datei weder beim Komprimieren noch beim Dekomprimieren auf dem Rechner des Empfängers beschädigt wird? Zweitens: Sind Sie sicher, dass der Empfänger die Datei überhaupt entpacken kann? Drittens kann Ihre Datei auch nach der Komprimierung immer noch zu groß für den Versand per E-Mail sein. Eine komprimierte Datei scheint eine einfache Lösung zu sein, aber oft ist sie gar keine Lösung.
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Bei einigen Dateitransferdiensten müssen Sie sich an Größenbeschränkungen für Dateien halten. Manchmal sind diese großzügig bemessen, aber oft müssen Sie für das Senden einer sehr großen Datei bezahlen. Bei Smash gibt es jedoch keine Dateigrößenbeschränkungen. Wenn Sie eine Datei hochladen können, können Sie sie auch verschicken.
