Wie sendet man große Dateien über Outlook?
Sie möchten eine große Datei über Outlook versenden, aber die Datei überschreitet die 20 MB-Begrenzung von Outlook? Nutzen Sie Smash, damit die Datei einfach, kostenlos und in Sekundenschnelle übertragen wird. Sie können auch das Outlook Add-in testen.
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IN DIESEM LEITFADEN LERNEN SIE DIE 4 OPTIONEN ZUM VERSENDEN GROSSER DATEIEN ÜBER OUTLOOK KENNEN:
1. Smash
2. Hochladen auf einen Cloud-Dienst und Weitergabe des Links über Outlook
4. Sonderfall: Reduzierung der Bildgröße
Ganz gleich, ob Sie in einem Unternehmen tätig sind oder nur Ihre persönlichen E-Mails verwalten, wahrscheinlich kennen Sie Microsoft Outlook und haben es vielleicht auch schon genutzt. Als einer der weltweit beliebtesten E-Mail-Clients hat sich Outlook seit seiner Einführung vor fast 30 Jahren stark weiterentwickelt. Ursprünglich war Outlook eine auf Windows-Rechner beschränkte Anwendung. Heute finden Sie Outlook auf PCs, Macs, Android- und iOS-Mobilgeräten und in jedem Webbrowser. Outlook ist allgegenwärtig und wird dank Kalender, Aufgabenmanagement, Kontaktmanagement und Journal täglich von Hunderten Millionen Menschen genutzt, die ihr zunehmend betriebsames Leben verwalten möchten.
Wie groß darf bei Outlook der Anhang sein?
Während sich bei Outlook vieles geändert hat, liegt die Definition "große Dateien" nach wie vor bei 20 MB. Wir haben für Sie einen ganzen Leitfaden zu den Größenbeschränkungen für Anhänge auf Outlook erstellt. Sie werden viele Informationen über die Größenbeschränkungen für Anhänge bei Outlook und anderen Microsoft-Diensten wie Hotmail, Office 365 und Microsoft Exchange erhalten, sowie einige der besten Möglichkeiten, diese Beschränkungen zu umgehen, um ohne Abstriche große Dateien über Outlook zu versenden.
In einer Welt, in der PDF-Dateien, PowerPoint-Dokumente, MP3-Audiodateien, 4K-Videos und sogar eine Handvoll iPhone-Fotos diese Grenze schnell überschreiten , ist es nicht verwunderlich, dass Kreativschaffende und Fachleute regelmäßig vor Problemen stehen, um große Dateien per E-Mail über Outlook zu versenden.
Wie können Sie also ein großes Dokument über Outlook versenden? Hier sind einige Alternativen.
1. Smash: Die beste Option für den Versand großer Dateien über Outlook
Mit einem Dateiübertragungsdienst wie Smash ist es einfach, eine große Datei über Outlook zu versenden, ohne jemals auf Probleme mit der Größe der Anhänge zu stoßen. Egal, ob Ihre Datei nur knapp über dem Limit von 21 MB liegt oder ob sie mehrere Gigabyte groß ist, Smash schafft das, denn es gibt keine Dateigrößenbeschränkungen, auch nicht bei den kostenlosen Versionen (übrigens einer der Gründe, warum Smash die beste Alternative zu WeTransfer ist).
Smash ist nicht nur die beste Option, um große Dateien über Outlook freizugeben. Es ist ein Dateiübertragungsdienst, der Ihnen zwei Möglichkeiten bietet, wenn es um den Versand großer Dateien in einer Outlook-E-Mail geht. Beide sind sehr einfach zu nutzen, aber die erste wird Ihnen wahrscheinlich besser gefallen, wenn Sie alle Ihre Dateien unabhängig von der Größe in Sekundenschnelle versenden wollen, ohne Outlook verlassen zu müssen. Hier geht es zu diesen Optionen.
Option 1 : Smash Outlook Plugin für den Versand von Dateien ohne Einschränkungen, direkt über Outlook
Dank des neuen Smash Plugins für Outlook können Sie sich von der Outlook Anhangsgrößenbeschränkung von 20MB verabschieden und jeden Dateityp ohne Größenbeschränkung versenden, ohne Outlook zu verlassen.
Mit diesem Smash Add-In für Microsoft Outlook können Sie in wenigen Sekunden große Dateien direkt von Outlook aus versenden. In diesem Video sehen Sie, wie das funktioniert:
Klicken Sie auf der Registerkarte "Neue E-Mail" in Outlook auf das Smash Logo und melden Sie sich in Ihrem Konto an.
Wählen Sie Ihre Dateien und/oder Ordner aus oder ziehen Sie sie per Drag & Drop, unabhängig von ihrer Größe oder Art.
Nachdem Sie die Dateien ausgewählt haben, können Sie einige Parameter für den Dateiversand festlegen, indem Sie auf das Symbol "Zahnrad" klicken:
Link-Name
Verfügbarkeitszeitraum
Passwortschutz
Download-Benachrichtigung
Vorschau der Dateien vor dem Herunterladen
Klicken Sie auf "OK", um die Konfiguration abzuschließen und auf "Weiter". Die Dateien werden nun geladen... Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihre E-Mail zu schreiben.
Sobald der Upload abgeschlossen ist, wird aus den Dateien ein Link generiert. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Link einfügen" im Plugin. Der Link befindet sich nun im Textkörper Ihrer E-Mail und kann versendet werden!
Das war's. Der letzte Schritt ist das Versenden Ihrer E-Mail.
Um unser Add-In zu nutzen, benötigen Sie ein Smash Konto. Sobald Sie Ihr Konto erstellt haben, dauert die Installation des Plugins nur ein paar Minuten, bevor Sie Dateien ohne Größenbeschränkung über Outlook versenden können.
Sehen Sie sich dieses Video an, um zu erfahren, wie Sie schnell das Smash Outlook Plugin installieren können, indem Sie es zunächst über den Microsoft Store herunterladen:
Laden und installieren Sie das Smash Add-in über den Microsoft-Marketplace.
Sobald das Plugin installiert ist, klicken Sie auf die Registerkarte "Neue E-Mail" in Outlook und Sie sehen das Smash Logo oben auf der Seite.
Klicken Sie auf das Logo, loggen Sie sich in Ihr Konto ein, wählen Sie Ihre Dateien aus und in wenigen Sekunden sind Ihre großen Dateien als Download-Link in Ihrer Nachricht enthalten!
Smash ist definitiv eines der effizientesten und nützlichsten Outlook Plugins. Wenn Sie große Dateien über Outlook mit dem Smash Add-In versenden, werden Sie schnell 4 Hauptvorteile entdecken, große Dateien auf diese Art zu teilen:
Geringerer CO2-Fußabdruck und niedrigere Speicherkosten: Es werden keine Anhänge mehr für unbegrenzte Zeit auf den Servern von Absendern und Empfängern gespeichert. Dateien, die mit dem Smash Plugin versendet werden, werden nur für maximal 30 Tage gespeichert.
Mehr Sicherheit: Es werden keine wichtigen Dateien mehr auf E-Mail-Servern gespeichert.
Bessere Kontrolle über Dateidownloads: Bleiben Sie direkt in Outlook über die Aufrufe und Downloads Ihrer gesendeten Dateien informiert.
Verbessertes Corporate Branding: die durch das Smash' Outlook Add-in generierten Links sind auf das Bild des Unternehmens abgestimmt; das ist attraktiv für Ihr Unternehmen und beruhigend für die Empfänger Ihrer Dateien.
Option 2: Fügen Sie mit Smash Ihren Outlook E-Mails kostenlos aus Ihren Dateien generierte Links hinzu
Natürlich können Sie auch mit Outlook kostenlos eine große Datei versenden, über einen Download-Link, der mit der Webversion von Smash hochgeladen wird. Es dauert nur ein paar Sekunden:
Weiter zu https://fromsmash.com
Klicken Sie einfach auf die Datei, die Sie übertragen möchten
Wählen Sie die Link-Option, benennen Sie Ihrer Datei und fügen Sie Ihre E-Mail-Adresse hinzu.
Klicken Sie auf "Link erhalten".
Fügen Sie diesen Link in Ihre Outlook E-Mail ein und versenden Sie die Nachricht - fertig!
Es gibt auch andere Dateiübertragungsdienste, aber Smash hat eine Menge zu bieten.
Der personalisierte Link bedeutet beispielsweise, dass Ihr Empfänger nicht eine Datei mit dem Namen xCft5h6g herunterladen wird, sondern einen Link zu DeckFromTuesdayMeeting erhält, der ihm etwas sagt.
Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an, dann werden Sie benachrichtigt, wenn die Datei heruntergeladen wurde, so dass Sie sicher sein können, dass sie an der richtigen Stelle angekommen ist. Die Dokumente werden schnell und sicher von einem nahegelegenen Smash-Server übertragen und das auch noch umweltfreundlich.
Zusätzlich zum Add-in ist Smash über jeden Browser, über spezielle Apps für Mac-, iOS- und Android-Geräte und auch als API für Entwickler verfügbar.
2. Laden Sie Ihre Dateien auf einen Cloud-Dienst hoch und teilen Sie den Link via Outlook
Gehen Sie zur Support-Seite von Microsoft für den Versand großer Dateien über Outlook. Dort finden Sie diese relativ einfache Lösung ganz oben auf der Liste:
Laden Sie Ihre Datei auf Ihre private oder geschäftliche Cloud
Teilen Sie den Link zu dieser Datei über Outlook in Ihrer E-Mail
Es gibt eine ganze Reihe von Cloud-Optionen, darunter große Namen wie Microsoft One Drive, Google Drive, Apple iCloud und Dropbox.
Der Ablauf ist überall ähnlich:
Klicken, um Ihre Datei hochzuladen,
Warten auf die Übertragung der Datei in die Cloud
Anklicken der Datei, um den Link zu kopieren und in Ihre E-Mail einzufügen.
Obwohl es einfach ist, gibt es ein paar Gründe, warum dies nicht ideal für die Freigabe großer Dateien über Outlook ist:
Der Speicherplatz in der Cloud ist immer eine begrenzte Ressource. Eine kleine MP3- oder Bilddatei nimmt vielleicht nicht viel Platz in Anspruch, eine hochwertige Videodatei oder ein Ordner mit hochauflösenden Bildern schon. Geht der Speicherplatz zur Neige, müssen Sie ältere Dateien löschen, um Platz zu schaffen oder Sie müssen für mehr Speicherplatz bezahlen.
Anders als bei Smash können Sie bei diesen Cloud-Diensten in der Regel nicht feststellen, wann und von wem Ihre Datei heruntergeladen wurde. Das heißt, dass Sie die Dateien unter Umständen lange aufbewahren müssen, da Sie nicht wissen, ob der Empfänger sie jemals gesehen hat. Außerdem müssen Sie auf Ihre Sicherheitseinstellungen achten, damit der von Ihnen freigegebene Link nicht an unbefugte Personen weitergegeben wird.
3. Komprimieren der Dateien
Eine weitere Lösung für das Versenden einer großen Datei per Outlook ist deren Komprimierung. In Anlehnung an das populäre ZIP-Archivformat wird die Komprimierung auch als "Zippen" bezeichnet. Damit können Sie eine oder mehrere, für einen E-Mail-Anhang zu große Dateien, unter das Outlook-Limit schieben.
Allerdings gibt es auch einige Nachteile. In den meisten Fällen können Sie durch die Komprimierung die 20 MB-Grenze für Outlook nicht unterschreiten, es sei denn, Ihre Datei ist ohnehin schon nahe an dieser Grenze. Während es also eine Option für eine 25 MB große Dokumentensammlung sein könnte, wird es die 2 GB große Videodatei nicht auf eine von Outlook zulässige Anhanggröße reduzieren.
Außerdem verlassen Sie sich stark darauf, dass Ihr Empfänger die Datei auf der anderen Seite öffnen kann. Wenn die Datei nicht direkt in einem Spam-Ordner landet - Archiv-E-Mail-Anhänge sind häufige Angriffsvektoren für böswillige Akteure -, muss Ihr Empfänger in der Lage sein, die Datei zu dekomprimieren. Möglicherweise benötigt er eine neue Software, und selbst wenn er sie öffnen kann, könnte die Datei irgendwo zwischen Zippen und Entpacken beschädigt werden.
4. Sonderfall: Reduzierung der Bildgröße
Es gibt eine installierte Strategie für den Versand großer Dateien über Outlook, die jedoch nur für Bilddateien gilt. Überschreiten Ihre Bilder die 20 MB-Grenze, können Sie sie an die E-Mail anhängen. Gehen Sie dazu in Outlook auf Datei > Info und wählen Sie unter dem Abschnitt Bildanhänge die Option Größe großer Bilder beim Senden dieser Nachricht ändern. Wird Ihre Nachricht von Outlook versendet, wird die Größe Ihrer Bilder automatisch mit einer maximalen Auflösung von 1024x768 Pixeln angepasst.
Ist dies einfach? Sicher. Funktioniert es für jede große Datei? Nein, nur für Bilder - und wenn Sie hochwertige Bilder haben, die in unveränderter Qualität ankommen sollen, ist das vielleicht die schlechteste Lösung. Selbst ein Standardbild von einem iPhone 14 hat eine Größe von 8064 x 6048 Pixeln. Eine Lösung, die Ihre kreativen Elemente auf etwas Kleineres reduziert als das, was ein iPhone 2G bewältigen kann, ist alles andere als ideal.
Fazit: Die beste Option für den Versand großer Dateien mit Outlook
Wollen Sie eine große Datei über Outlook versenden, ist Smash die beste Option.
Egal, ob Sie die Webbrowser-Schnittstelle, eine spezielle Mac- oder Handy-App oder gar Smash API verwenden, werden Sie bei Smash nie an die Grenzen der Dateigröße stoßen. Ihre Datei kommt genau so an, wie sie gesendet wurde, Sie können nachverfolgen, wann und von wem sie heruntergeladen wurde, und das alles ist auch noch umweltfreundlich!
Sie müssen große Dateien über Outlook versenden?
Nutzen Sie Smash - ohne Beschränkung, einfach, schnell, sicher und kostenlos.
Siehe Angebote
Häufig gestellte
Fragen
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Wenn Sie einen Webbrowser haben, rufen Sie einfach die Smash Website auf und generieren in Sekundenschnelle Ihren Link. Es ist kostenlos, ganz ohne Größenbeschränkungen, sicher und auch noch schnell.
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Smash setzt keine Grenzen für die Größe der Datei, die Sie hochladen, auch nicht bei den kostenlosen Versionen! Soll eine 10-GB-Datei per E-Mail verschickt werden, können Sie sie mit Smash hochladen und versenden, ohne dass Sie aufgefordert werden, ein teures Monats- oder Jahresabo abzuschließen. Darüber hinaus können Sie Ihre URLs personalisieren und Downloads verfolgen, ohne zu einer kostenpflichtigen Version wechseln zu müssen. Smash ist benutzerorientiert: Das spüren Sie jedes Mal, wenn Sie eine Datei versenden.
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Es wird bald verfügbar sein und wir werden es auf jedenfall bewerben, sobald es live ist. Wenn Sie als Erster erfahren möchten, wann es verfügbar ist, melden Sie sich einfach für unseren Newsletter an, dann erhalten Sie eine E-Mail, sobald das Plugin zum Download bereitsteht.
