Cómo enviar grabaciones de videoconferencias
Smash es la mejor manera de compartir vídeos. Las grabaciones de videoconferencias pueden ser muy delicadas y requieren que se compartan de forma segura y puntual en un entorno profesional. Smash es rápido, seguro, fiable, sencillo y gratuito.
EN ESTA GUÍA, VAS A LEER LAS 3 OPCIONES PARA ENVIAR UNA GRABACIÓN DE UNA VIDEOCONFERENCIA:
1. Utiliza la opción de compartir integrada en la aplicación de videollamada
La videoconferencia solía ser cosa de películas de ciencia ficción. Hoy, sin embargo, es una interacción normal y cotidiana gracias a las múltiples herramientas de reuniones por vídeo. Te damos algunos consejos para compartir grabaciones de las 4 plataformas de videoconferencias más populares.
Envío de grabaciones desde Equipos
La función de videoconferencia de Microsoft Teams es una de las más utilizadas de la plataforma Microsoft Teams, utilizada por casi 300 millones de profesionales cada día, durante la jornada laboral. Es bastante fácil enviar grabaciones desde Teams, pero antes debes saber si quieres enviar estos vídeos de gran tamaño a alguien de dentro o de fuera de tu organización.
Envío de grabaciones desde Zoom
Zoom es un servicio estadounidense de videoconferencias, uno de los más populares desde la pandemia del Covid-19. Una vez que su grabación de Zoom ha terminado, sólo hay tres cosas que usted necesita hacer para ser capaz de enviar la grabación de Zoom con cualquier persona que desee.
Envío de grabaciones desde GoTo Meeting
GoTo Meeting es uno de los servicios de videoconferencia más populares del mundo. Para enviar grabaciones desde GoTo Meeting, tendrás cuatro opciones diferentes, las 4 más fáciles y rápidas.
Envío de grabaciones desde Google Meet
Meet es la plataforma de videoconferencia propiedad de Google y una de las más populares, por supuesto, tanto para necesidades personales como profesionales. Compartir grabaciones de Google Meet será fácil si sigues una de las 3 mejores opciones que hemos encontrado para ti.
Sin embargo, cuando hay que enviar grabaciones de esas llamadas, pueden surgir problemas: ¿cómo se envía un archivo de vídeo tan grande? Sigue leyendo: te lo explicamos.
¿Por qué es tan difícil enviar una grabación?
Si intentáramos enumerar todas las herramientas de videoconferencia que existen, necesitaríamos mucho tiempo. Además de los grandes nombres de Google (Meet), Microsoft (Teams) y Zoom, hay multitud de otras aplicaciones que ofrecen videoconferencias para llamadas individuales o en grupo. Herramientas como Slack tienen sus Huddles y la estrella en alza Discord también tiene su propia función nativa de videochat. En un mundo en el que el trabajo a distancia y las teleconferencias son la nueva normalidad, casi todo el mundo está familiarizado con hablar cara a cara sin estar en la misma habitación.
¿Cómo enviar la grabación de una reunión por correo electrónico?
Pero compartir las grabaciones de esas llamadas con usuarios externos puede ser un engorro, y no sólo porque Colin, de Contabilidad, se perdiera la reunión y te haya enviado tres correos electrónicos pidiendo el enlace a la llamada en la última hora. Una de las razones por las que compartir estas grabaciones puede ser un engorro es porque los archivos de vídeo son demasiado grandes para adjuntarlos a un correo electrónico. Dado que el software de videoconferencia tiende cada vez más a una mayor calidad de vídeo HD, el tamaño de los archivos también aumenta.
Así que, cuando tienes que compartir un archivo de 500 MB o 1 GB, ¿cuál es la mejor solución para llevar ese archivo adonde tiene que ir y quitarte a Colin de encima?
Tres formas de enviar una grabación de una reunión de vídeo a un usuario externo
Hay tres formas de compartir fácilmente una grabación de una reunión de vídeo:
Utiliza la opción de compartir integrada en la aplicación de videollamada
Compartir desde un servicio de intercambio de archivos
Compartir desde un servicio para compartir vídeos
Veamos cada una de ellas, cómo funcionan y sus pros y contras individuales.
1. Uso compartido integrado en una aplicación de videollamada
Casi todas las aplicaciones de videollamadas ofrecen la posibilidad de guardar una grabación de la llamada, ya sea localmente o en cloud, y compartirla a través de una opción integrada. Aunque el flujo de trabajo es diferente según la aplicación y su propia idiosincrasia, normalmente puedes contar con que implica algo parecido a lo que se encontraría un usuario de Google Meet al compartir desde su Google Drive:
Localiza la grabación en la carpeta de Google Drive My Drive > Meet Recordings
Seleccionar el archivo, hacer clic con el botón derecho y seleccionar Compartir
Elegir entre enviar un enlace por correo electrónico desde Google Drive o hacer clic en el icono Enlace para copiarlo en un mensaje de correo electrónico o instantáneo.
Al recibir el enlace, el destinatario puede descargar el archivo y reproducirlo en su dispositivo o en su navegador. Google, al igual que otros proveedores como Microsoft y Zoom, recomienda descargar el archivo y reproducirlo localmente para obtener mejores resultados, sobre todo en las reuniones de vídeo más largas con archivos de mayor tamaño.
Ventajas: Compartir es fácil y rápido, y tu grabación se comparte desde el espacio cloud por el que probablemente ya estés pagando.
Contras: Pagas por el espacio en el que se almacena la grabación y, si se te acaba, ya no podrás compartir tus grabaciones; de hecho, es posible que tampoco puedas hacer nuevas grabaciones.
2. Compartir desde un servicio de transferencia de archivos
Un servicio de compartición de archivos es una aplicación personalizada para enviar un archivo de un dispositivo a otro. Su razón de ser radica en que los servicios de correo electrónico limitan mucho el tamaño de los archivos adjuntos, por lo general en torno a los 20 MB. Cualquier archivo que supere este límite no puede enviarse por correo electrónico, lo que dificulta el envío de una grabación de videoconferencia de entre 250 MB y 2 GB a su destino, a menos que se utilice un servicio de intercambio de archivos.
Todos los servicios de intercambio de archivos tienen sus propios flujos de trabajo, pero en general son bastante similares: se trata de hacer clic, seleccionar, generar un enlace y copiarlo en un correo electrónico o mensaje instantáneo. Así funciona Smash:
Visitar el sitio web de Smash
Hacer clic en el icono del centro de la página y seleccionar tu archivo del escritorio
Introducir tu dirección de correo electrónico y hacer clic en Obtener un enlace
Si lo deseas, también puedes personalizar el enlace, proteger el archivo con una contraseña y darle un título.
Copiar el enlace y envíarlo a tu destinatario
Es importante tener en cuenta que, aunque los flujos de trabajo son similares, no todos los servicios de intercambio de archivos tienen las mismas prestaciones. La mayoría de ellos ponen límites al tamaño del archivo que puedes enviar de forma gratuita, ofrecen protección por contraseña y personalización de enlaces solo en los planes de pago o premium, y apoyan sus servicios con publicidad intrusiva.
¡Pero no Smash! No sólo puedes enviar un archivo de cualquier tamaño de forma gratuita, sino que también puedes proteger la transferencia con una contraseña, personalizar el enlace de compartición y generar automáticamente una notificación por correo electrónico para el destinatario. Es rápido, fácil de usar, fiable, seguro y respetuoso con el medio ambiente. ¿Qué más se puede pedir?
Ventajas: Compartir es fácil, rápido, fiable y seguro. Elige el servicio adecuado (Smash) y podrás personalizar el enlace, proteger la transferencia con una contraseña y ofrecer una vista previa de la grabación a tu destinatario.
Contras: Algunos servicios de intercambio de archivos ponen límites estrictos al tamaño de tu grabación de vídeo. Si es demasiado grande, la rechazarán y tendrás que pagar una suscripción mensual o anual para enviar la grabación, o no enviarla.
3. Compartir desde un servicio de compartición de vídeos
Los servicios de compartición de vídeo son una forma estupenda de hacer llegar la grabación de tu videoconferencia a un público lo más amplio posible. En lugar de compartirla con una persona que se perdió la reunión (¡Colin!) o con un grupo pequeño, un servicio de compartición de vídeo te permite presentar tu grabación a un público de docenas, cientos, ¡incluso millones! Piensa en un servicio como YouTube, por ejemplo, donde el flujo de trabajo de carga y compartición es el típico de las distintas ofertas del sector:
Ir a YouTube e iniciar sesión.
Subir tu archivo a tu canal
Rellenar los metadatos y no olvider añadir un título y una descripción llamativos
Elegir tu configuración de privacidad de vídeo entre Público, Privado y Sin clasificar
Cuando el vídeo haya terminado de procesarse y esté en directo, compartir el enlace.
Quizá el paso más importante en YouTube -y en sitios de la competencia como Daily Motion y Vimeo- sean los ajustes de privacidad. Por ejemplo, si configuras la opción de compartir el vídeo como Público, todo el mundo que descubra tu vídeo tendrá la oportunidad de verlo. Esto puede ser estupendo para un seminario web de un equipo de marketing que genere clientes potenciales, pero es potencialmente peligroso para una llamada confidencial dentro de una sola organización. Los servicios de compartición de vídeos trabajan duro para que los contenidos que albergan sean fáciles de descubrir y para que la gente siga viéndolos con el fin de obtener más de esos dulces, dulces dólares de la publicidad: ser una estrella de YouTube puede ser divertido para algunos, pero considera si este es el público con el que realmente esperas compartir.
Ventajas: Fácil y relativamente rápido (dependiendo de tu velocidad de subida), saca la grabación de tu disco duro y la guarda en cloud para compartirla de forma gratuita y permanente. Todo el mundo sabe cómo acceder a los vídeos de YouTube y compartirlos, por lo que resulta sencillo volver a compartirlos en el futuro sin necesidad de transferir de nuevo el archivo original.
Contras: Si no pagas por tu alojamiento en cloud , tú eres el producto, o al menos tu grabación es el producto. Es de esperar que tenga publicidad, que se pueda descargar, que se distribuya ampliamente y que esté en Internet para siempre, quieras o no. Si no controlas bien los ajustes de privacidad, tu grabación podría cobrar vida propia.
Conclusión:
Enviar una grabación de videoconferencia a través de la aplicación que grabó la interacción es fácil y las opciones están integradas. También lo es compartirla a través de un servicio de compartición de vídeo en el que puedas llevar la grabación de la llamada a todo el mundo, si ese es tu plan.
Pero un servicio de intercambio de archivos es su mejor opción, ya que equilibra sencillez y rapidez con seguridad, eficacia y fiabilidad. ¿Cuál es el mejor servicio de intercambio de archivos? Sencillo: es Smash. Smash es rápido, fiable, seguro y gratuito. Smash transfiere un archivo de cualquier tamaño a cualquier persona sin coste alguno, con opciones como protección por contraseña y enlaces personalizados de serie. Los destinatarios obtienen una vista previa del archivo para asegurarse de que están descargando la reunión correcta, y usted no se verá obligado a pagar mensual o anualmente por compartir algo que ya posee.
¿Necesitas enviar grabaciones de reuniones de vídeo?
Utiliza Smash, no hay límite de tamaño de archivo, es sencillo, rápido, seguro y gratuito.
Preguntas frecuentes
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Claro que puedes, pero la mayoría de estos servicios ponen límites estrictos al tamaño de las grabaciones que almacenan en cada nivel de pago y durante cuánto tiempo. Si tu archivo está en cloud, es posible que algún día pierdas el acceso a él. Asegúrate de que conoces las normas que Google, Zoom, Microsoft y GoToMeeting aplican al almacenamiento y uso compartido de cloud .
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No se fíe sólo de nuestra palabra: consulte esta comparativa de servicios alternativosSmash lleva la delantera en cuanto al tamaño de los archivos que transfiere gratuitamente (ilimitados), las características de seguridad (protección por contraseña y protocolos de encriptación) y las opciones de personalización.
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YouTube y otros servicios para compartir vídeos hacen que sea fácil subir y compartir un vídeo, e igual de fácil eliminarlo. Sin embargo, también es trivial que cualquiera que descubra tu grabación de vídeo la "copie" de YouTube y se quede con una copia. Una vez que lo publicas en YouTube -ya sea sin clasificar o público- tu vídeo entra realmente en la plaza pública para siempre.
