Come inviare le registrazioni delle videoconferenze
Smash è il modo migliore per condividere i video. Le registrazioni delle videoconferenze possono essere molto delicate e richiedono una condivisione sicura e tempestiva all'interno di un ambiente professionale. Smash è veloce, sicuro, affidabile, senza problemi e gratuito!
IN QUESTA GUIDA, LEGGERETE LE 3 OPZIONI PER INVIARE UNA REGISTRAZIONE DA UNA VIDEOCONFERENZA:
1. Utilizzare l'opzione di condivisione integrata nell'applicazione di videochiamata
Le videoconferenze erano un tempo oggetto di film di fantascienza. Oggi, invece, è un'interazione normale e quotidiana grazie ai molteplici strumenti di videoconferenza. Vi daremo alcuni suggerimenti per condividere le registrazioni delle 4 piattaforme di videoconferenza più diffuse.
Invio di registrazioni da Teams
La funzione di videoconferenza di Microsoft Teams è una delle più usate della piattaforma Microsoft Teams, utilizzata da quasi 300 milioni di professionisti ogni giorno, durante la giornata lavorativa. È abbastanza facile inviare registrazioni da Teams, ma prima è necessario sapere se si desidera inviare questi video di grandi dimensioni a qualcuno all'interno o all'esterno della propria organizzazione.
Invio di registrazioni da Zoom
Zoom è un servizio americano di videoritrovi, uno dei più popolari dopo la pandemia di Covid-19. Una volta terminata la registrazione Zoom, ci sono solo tre cose da fare per poterla inviare a chiunque si voglia.
Invio di registrazioni da GoTo Meeting
GoTo Meeting è uno dei servizi di videoconferenza più popolari al mondo. Per inviare registrazioni da GoTo Meeting, avrete a disposizione quattro diverse opzioni, le quattro più semplici e veloci.
Invio di registrazioni da Google Meet
Meet è la piattaforma di videoconferenza di proprietà di Google e una delle più popolari, ovviamente, sia per esigenze personali che professionali. Condividere le registrazioni di Google Meet sarà facile se seguirete una delle 3 migliori opzioni che abbiamo trovato per voi.
Quando si devono inviare le registrazioni di queste chiamate, però, ci possono essere dei problemi: come si fa a inviare un file video così grande? Continuate a leggere: ci pensiamo noi!
Perché è così difficile inviare una registrazione?
Se si cercasse di elencare tutti gli strumenti di videoconferenza disponibili, ci vorrebbe un po' di tempo. Oltre ai grandi nomi di Google (Meet), Microsoft (Teams) e Zoom, esistono una moltitudine di altre applicazioni che offrono funzioni di videoconferenza per chiamate individuali o di gruppo. Strumenti come Slack hanno le loro Huddle e la stella nascente Discord ha anche la sua funzione di video chat nativa. In un mondo in cui il lavoro a distanza e le teleconferenze sono la nuova normalità, quasi tutti hanno familiarità con le conversazioni faccia a faccia senza essere nella stessa stanza.
Come inviare la registrazione di una riunione via e-mail?
Ma condividere le registrazioni di queste chiamate con utenti esterni può essere una seccatura, e non solo perché Colin della contabilità si è perso la riunione e vi ha inviato tre e-mail chiedendo il link alla chiamata nell'ultima ora. Uno dei motivi per cui condividere queste registrazioni può essere una seccatura è che i file video sono troppo grandi per essere allegati a un'e-mail. Con il software di videoconferenza che tende sempre più verso una qualità video superiore e in HD, anche le dimensioni dei file crescono.
Quindi, quando si deve condividere un file da 500 MB o 1 GB, qual è la soluzione migliore per portare il file dove deve andare e togliere Colin di torno?
Tre modi per inviare una registrazione di una riunione video a un utente esterno
Esistono tre modi per condividere facilmente la registrazione di una riunione video:
Utilizzare l'opzione di condivisione integrata nell'applicazione di videochiamata
Condividere da un servizio di condivisione file
Condividere da un servizio di condivisione video
Analizziamo ciascuno di essi, il loro funzionamento e i loro singoli pro e contro.
1. Condivisione integrata in un'applicazione di videochiamata
Quasi tutte le applicazioni di videochiamata offrono la possibilità di salvare una registrazione della chiamata, in locale o su cloud, e di condividerla tramite un'opzione di condivisione integrata. Sebbene il flusso di lavoro sia diverso a seconda dell'applicazione e delle sue idiosincrasie, di solito si può contare su qualcosa di simile a ciò che un utente di Google Meet incontrerebbe quando condivide da Google Drive:
Individuare la registrazione nella cartella di Google Drive Il mio disco > Registrazioni riunioni
Selezionare il file, fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere Condividi.
Scegliete se inviare un link via e-mail da Google Drive o se fare clic sull'icona del link per copiarlo in un'e-mail o in un messaggio istantaneo.
Quando riceve il link, il destinatario può scaricare il file e riprodurlo sul proprio dispositivo o nel browser. Google, come altri provider quali Microsoft e Zoom, consiglia di scaricare il file e riprodurlo in locale per ottenere risultati migliori, soprattutto per le riunioni video più lunghe e con file di dimensioni elevate.
Pro: La condivisione è facile e veloce e la registrazione viene condivisa dallo spazio cloud che probabilmente state già pagando.
Contro: Si paga per lo spazio in cui vengono memorizzate le registrazioni e se si esaurisce lo spazio non sarà più possibile condividere le proprie registrazioni, anzi, potrebbe non essere più possibile effettuare nuove registrazioni!
2. Condividere da un servizio di condivisione file
Un servizio di condivisione di file è un'applicazione personalizzata per inviare un file da un dispositivo a un altro. La loro ragion d'essere deriva dal fatto che i servizi di posta elettronica pongono dei limiti rigidi alle dimensioni degli allegati, di solito intorno ai 20 MB. Qualsiasi file più grande non può essere inviato via e-mail, il che rende difficile portare la registrazione di una videoconferenza da 250 MB a 2 GB dove deve andare, a meno che non si utilizzi un servizio di condivisione di file.
Tutti i servizi di condivisione di file hanno i propri flussi di lavoro, ma in generale sono piuttosto simili: si fa clic, si seleziona, si genera un link e lo si copia in un'e-mail o in un messaggio istantaneo. Ecco come funziona con Smash:
Vai al Smash sito web
Fare clic sull'icona al centro della pagina e selezionare il file dal desktop.
Inserite il vostro indirizzo e-mail e fate clic su Ottieni un link
Se volete, potete anche personalizzare il link, proteggere il file con una password e dargli un titolo.
Copiate il link e inviatelo al vostro destinatario
È importante notare che, sebbene i flussi di lavoro siano simili, non tutti i servizi di condivisione dei file sono uguali per quanto riguarda le funzionalità. La maggior parte di essi pone limiti alle dimensioni dei file che si possono inviare gratuitamente, offre la protezione con password e la personalizzazione dei link solo nei piani a pagamento o premium e supporta i propri servizi con pubblicità invasiva.
Ma non Smash! Non solo è possibile inviare gratuitamente un file di qualsiasi dimensione, ma è anche possibile proteggere con password il trasferimento, personalizzare il link di condivisione e generare automaticamente una notifica via e-mail per il destinatario. È veloce, facile da usare, affidabile e sicuro ed è anche ecologico. Cosa c'è da non amare?
Pro: La condivisione è facile, veloce, affidabile e sicura. Scegliendo il servizio giusto (Smash!) è possibile personalizzare il link di condivisione, proteggere con password il trasferimento e offrire un'anteprima della registrazione anche al destinatario.
Contro: Alcuni servizi di condivisione di file pongono limiti rigidi alle dimensioni della registrazione video. Se è troppo grande, verrà rifiutata, costringendovi a pagare un abbonamento mensile o annuale per inviare la registrazione o a non inviarla affatto.
3. Condividere da un servizio di condivisione video
I servizi di condivisione video sono un ottimo modo per portare la registrazione della videoconferenza a un pubblico più ampio possibile. Invece di condividerla con una sola persona che si è persa la riunione (Colin!) o con un piccolo gruppo, un servizio di condivisione video vi permette di presentare la registrazione a un pubblico di decine, centinaia o addirittura milioni di persone! Considerate un servizio come YouTube, ad esempio, dove il flusso di lavoro di caricamento e condivisione è tipico delle diverse offerte del settore:
Vai a YouTube ed effettuare il login.
Caricare il file sul proprio canale
Compilate i metadati e non dimenticate di aggiungere un titolo e una descrizione accattivanti.
Scegliete l'impostazione della privacy del video tra Pubblica, Privata e Non quotata.
Quando il video ha terminato l'elaborazione ed è in diretta, condividete il link.
Forse il passo più importante su YouTube - e su siti concorrenti come Daily Motion e Vimeo - sono le impostazioni sulla privacy. Impostare l'impostazione di condivisione del video su Pubblico, ad esempio, significa che chiunque scopra il video avrà la possibilità di vederlo. Questo potrebbe essere ottimo per un webinar che genera lead da parte di un team di marketing, ma è potenzialmente pericoloso per una chiamata riservata all'interno di una singola organizzazione. I servizi di condivisione video si impegnano a fondo per rendere i contenuti che ospitano accessibili e per far sì che le persone continuino a guardarli per ottenere più dollari pubblicitari: essere una star di YouTube può essere divertente per alcuni, ma bisogna considerare se questo è il pubblico con cui si spera davvero di condividere.
Pro: Facile e relativamente veloce (a seconda della velocità di upload), toglie la registrazione dal disco rigido e la inserisce in un sito cloud per una condivisione gratuita e permanente. Tutti sanno come accedere e condividere i video di YouTube, il che rende semplice la condivisione in futuro senza dover trasferire nuovamente il file originale.
Contro: Se non pagate per l'hosting di cloud , siete voi il prodotto, o almeno la vostra registrazione è il prodotto. Aspettatevi che sia supportata dalla pubblicità, disponibile per il download, ampiamente distribuita e su Internet per sempre, che lo vogliate o meno. Se non si tengono sotto controllo le impostazioni sulla privacy, la registrazione potrebbe prendere vita propria.
Conclusione:
L'invio di una registrazione di videoconferenza tramite l'app che ha registrato l'interazione è facile e le opzioni sono integrate. Lo stesso vale per la condivisione tramite un servizio di condivisione video dove è possibile portare la registrazione della chiamata a livello globale, se questo è il vostro piano.
Ma un servizio di condivisione di file è l'opzione migliore, in quanto bilancia la semplicità e la velocità con la sicurezza, l'efficacia e l'affidabilità. Il miglior servizio di condivisione file? Semplice: è SmashSmash è veloce, affidabile, sicuro e gratuito. Smash trasferisce gratuitamente un file di qualsiasi dimensione a chiunque, con opzioni come la protezione tramite password e link personalizzati. I destinatari ricevono un'anteprima del file per assicurarsi che stiano scaricando la riunione giusta, e non sarete costretti a pagare mensilmente o annualmente per condividere qualcosa che già possedete.
Avete bisogno di inviare le registrazioni delle videoconferenze?
Utilizzate Smash, senza limiti di dimensione dei file, semplice, veloce, sicuro e gratuito.
Domande frequenti
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È possibile, certo, ma la maggior parte di questi servizi pone dei limiti rigidi alle dimensioni delle registrazioni che vengono memorizzate su ogni livello di pagamento e per quanto tempo vengono conservati i file. Se il vostro file si trova sul sito cloud di qualcun altro, potreste perderne l'accesso un giorno: assicuratevi di aver compreso le regole che Google, Zoom, Microsoft e GoToMeeting hanno per l'archiviazione e la condivisione di cloud.
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Non fidatevi solo della nostra parola: date un'occhiata a questo confronto di servizi alternativi di condivisione di fileSmash è nettamente superiore per quanto riguarda le dimensioni dei file trasferiti gratuitamente (illimitate!), le caratteristiche di sicurezza (protezione con password e protocolli di crittografia) e le opzioni di personalizzazione.
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YouTube e altri servizi di condivisione video rendono facile caricare e condividere un video e altrettanto facile rimuoverlo. Tuttavia, è anche facile per chiunque scopra la vostra registrazione video "strapparla" da YouTube e conservarne una copia. Una volta pubblicato su YouTube, sia che si tratti di un video non elencato o di un video pubblico, il video entra per sempre nella sfera pubblica.
